Phân tích SWOT so sánh điểm mạnh và điểm yếu bên trong với các cơ hội và mối đe dọa bên ngoài để tạo ra một kế hoạch hành động. Phân tích SWOT được sử dụng phổ biến nhất như một công cụ lập kế hoạch kinh doanh , nhưng nó cũng hữu ích cho sự phát triển cá nhân.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ , phân tích SWOT có thể được sử dụng như:

  • Một cách nhanh chóng để kiểm tra một ý tưởng kinh doanh nhỏ .
  • Bàn đạp cho việc lập kế hoạch kinh doanh hàng năm .
  • Cơ sở của một kế hoạch hành động tiếp thị .
  • Một điểm khởi đầu để lập kế hoạch dự phòng cho doanh nghiệp .
  • Một công cụ để thu hút nhân viên / nhân viên trong việc lập kế hoạch kinh doanh , ví dụ, giải quyết các vấn đề cụ thể hoặc đạt được các mục tiêu kinh doanh nhất định  .
  • Một công cụ tự đánh giá để đánh giá cách bạn đang quản lý nhân viên hoặc điều hành doanh nghiệp của mình.

Cách thực hiện phân tích SWOT

Phân tích SWOT được tổ chức dưới dạng ma trận hoặc bảng với hai hàng và hai cột.

Hàng đầu tiên đại diện cho các yếu tố bên trong tổ chức của bạn mà bạn có một số mức độ kiểm soát. Điểm mạnh được liệt kê trong một cột và điểm yếu trong cột khác. Các yếu tố cần xem xét bao gồm:

  • Tình hình tài chính của bạn (thu nhập, dòng tiền, nợ, các khoản đầu tư, v.v.).
  • Thị phần của bạn.
  • Các kỹ năng tương đối của nhân viên và / hoặc nhà thầu của bạn.
  • Cơ sở vật chất, vị trí và thiết bị của bạn.
  • Các tài sản như bằng sáng chế hoặc bản quyền.

Hàng thứ hai đại diện cho các yếu tố bên ngoài tổ chức của bạn mà bạn có rất ít hoặc không có quyền kiểm soát. Cơ hội được liệt kê trong một cột và các mối đe dọa trong một cột khác. Các yếu tố cần xem xét bao gồm:

  • Tình trạng nền kinh tế và ngành cụ thể của bạn.
  • Thị phần của bạn và khả năng tăng hoặc giảm cạnh tranh cho sản phẩm / dịch vụ của bạn.
  • Khả năng của bạn để giữ lại hoặc thuê nhân viên hoặc nhà thầu khi cần thiết.
  • Những thay đổi về quy định có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của bạn.
  • Khả năng nhận được nguồn tài chính (thay đổi lãi suất, tăng yêu cầu cho vay, v.v.).

Điền vào các ô trong bảng của bạn, theo mục đích cụ thể của phân tích SWOT của bạn để nó trông giống như sau:

Điểm mạnh Những điểm yếu
Nội lực 1

Nội lực 2

Điểm yếu bên trong 1

Điểm yếu bên trong 2

Những cơ hội Các mối đe dọa
Cơ hội bên ngoài 1

Cơ hội bên ngoài 2

Mối đe dọa bên ngoài 1

Mối đe dọa bên ngoài 2

Quy trình phân tích SWOT

Luôn chọn một mục đích cụ thể cho phân tích SWOT của bạn. Nếu không, bạn sẽ chỉ kết thúc với một loạt các khái quát mà sẽ không đưa ra định hướng cụ thể cho một kế hoạch hành động.

Bởi vì phân tích SWOT là một quá trình chủ quan, các nhóm người hoặc cá nhân khác nhau có thể đưa ra các kết quả khác nhau cho cùng một mục đích hoặc chủ đề đã nêu. Một trong những cách tốt nhất để tận dụng điều này là sử dụng một hỗ trợ viên bên ngoài. Nhân viên, khách hàng, đối tác và các bên liên quan khác có nhiều khả năng đưa ra phản hồi trung thực cho nhà tư vấn không thuộc tổ chức của bạn. Nếu quản lý giám sát quá trình, phản hồi có thể bị giới hạn ở những người liên quan nghĩ rằng quản lý muốn nghe.

Hãy nhớ rằng phân tích SWOT không phải là tất cả và cuối cùng của việc lập kế hoạch kinh doanh. Nó hoạt động tốt nhất như một điểm khởi đầu cho kế hoạch kinh doanh nhỏ được sử dụng cùng với các công cụ lập kế hoạch kinh doanh khác, chẳng hạn như   phân tích PEST (chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội và công nghệ). Điều này đảm bảo rằng bạn không bỏ qua các yếu tố bên ngoài quan trọng, chẳng hạn như các quy định mới của chính phủ hoặc thay đổi công nghệ trong ngành của bạn khi bạn đang xem xét các cơ hội và mối đe dọa.

Sử dụng Phân tích SWOT

Khi bạn đã hoàn thành bảng, hãy sử dụng nó để tạo một chiến lược hoặc các chiến lược giúp doanh nghiệp của bạn cạnh tranh hơn. Bốn câu hỏi để sử dụng làm hướng dẫn tư duy / thảo luận bao gồm:

  • Điểm mạnh có mở ra cơ hội nào không?
  • Làm thế nào chúng ta có thể chuyển đổi điểm yếu thành điểm mạnh?
  • Chúng ta phải làm gì để tận dụng thời cơ?
  • Làm thế nào để chúng ta vô hiệu hóa tốt nhất các mối đe dọa?

Ban quản lý và nhân viên có thể cùng nhau trả lời những câu hỏi này được phát triển từ  phân tích SWOT . Một lần nữa, việc tiếp tục sử dụng một hỗ trợ viên bên ngoài có thể giúp mọi người tập trung và có thể giới thiệu những quan điểm mà những người bên trong tổ chức ít có khả năng xem xét.