Học cách quản lý tệp tốt hơn có thể cải thiện kỹ năng quản lý thời gian và tăng năng suất trong công việc. Các mẹo sau đây chỉ là một vài ý tưởng để cải thiện kỹ năng quản lý tệp.

  1. Sử dụng Hệ thống đặt tên tệp và thư mục nhất quán
    Đó là một cách tốt để phát triển hệ thống đặt tên cho các loại tệp bạn tạo thường xuyên nhất và sau đó tiếp tục sử dụng hệ thống đó. Điều này cho phép sắp xếp các thư mục dễ dàng hơn, dễ điều hướng hơn.
  2. Giữ Tên Tệp và Thư mục Ngắn gọn
    Không sử dụng các tên dài cho các thư mục hoặc tệp, vì điều này có thể gây ra giao diện lộn xộn, có thể khiến việc tìm một tệp cụ thể khó khăn hơn.
  3. Tách biệt Công việc Đang thực hiện và Đã Hoàn thành
    Để giữ cho thư mục Documents không trở nên quá lộn xộn, hãy chỉ sử dụng nó cho các tệp đang hoạt động, điều này sẽ cho phép truy cập dễ dàng hơn vào các mục đang hoạt động. Các tệp đã hoàn thành nên được chuyển đến một thư mục hoặc vị trí khác. Các tệp đã hoàn thành phải được chuyển đến một thư mục hoặc vị trí khác, chẳng hạn như sau:
    – Desktop thư mục-Thư mục
    lưu trữ đặc biệt
    – Flash drive-Ổ cứng ngoài
    – CD
  4. Các mục tương tự nên được lưu trữ cùng nhau
    Hạn chế các thư mục đối với một loại tài liệu duy nhất giúp bạn dễ dàng tìm thấy các tệp hơn. Ví dụ: đặt tất cả đồ họa của bạn trong một thư mục cho phép dễ dàng truy cập vào tính năng trình chiếu trong Windows Explorer.
  5. Lưu trữ tài liệu trực tuyến
    Microsoft SharePoint 2010, Windows Live SkyDrive, Google Docs, Box.net và DropBox cho phép bạn lưu tài liệu trực tuyến một cách an toàn. Do đó, dễ dàng truy cập chúng từ bên ngoài văn phòng, chia sẻ và chỉnh sửa chúng trực tuyến bằng cách sử dụng Office Web Apps.